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Cómo ordenamos el ingreso de agencias nuevas en una temporada con cupos ajustados en la Cordillera
Qué había que resolver
Cuando una agencia de viajes especializada empieza a operar con nosotros, el cuello de botella no está en la montaña sino en el papeleo previo. Cada operador nuevo llegaba con su propio formato de ficha de cliente, su planilla de aclimatación y una lista de contactos distinta. Eso funcionaba con dos grupos al año. Con seis o siete, se volvía un problema real: información duplicada, cupos de refugio reservados dos veces y datos médicos que aparecían recién la semana anterior a la salida.
El objetivo del proyecto fue simple de enunciar y difícil de ejecutar: un único punto de entrada donde la agencia carga los datos del grupo una sola vez, y desde ahí se disparan los avisos internos, la lista de equipamiento sugerida y el calendario de aclimatación. Sin sumar software nuevo ni obligar a nadie a aprender otra herramienta.
Cómo lo armamos
Empezamos mapeando tres temporadas hacia atrás: qué campos se pedían siempre, cuáles se olvidaban y en qué momento del proceso aparecían los huecos. La mayoría de los problemas se concentraba en dos puntos: el formulario inicial y la confirmación de cupos en refugios de altura.
La solución fue un formulario único por grupo, con campos condicionales según el tipo de expedición (trekking de aproximación, ascenso técnico o travesía patagónica). Cada envío genera un resumen en texto plano que se reenvía al operador para que confirme antes de avanzar. Nada de dashboards con gráficos: planillas compartidas, correo y una carpeta por grupo con nombre estandarizado.
El segundo ajuste fue el calendario de aclimatación. Antes se armaba a mano cada vez. Ahora se genera a partir de la fecha de salida y el perfil del grupo, con días de reserva marcados de antemano para ventanas de mal tiempo. Los operadores ven el plan completo desde el primer día, no una semana antes.
Qué cambió en la práctica
El tiempo de alta de una agencia nueva bajó de casi dos semanas a tres o cuatro días, sobre todo porque desaparecieron los ida y vuelta por datos faltantes. Los errores de reserva doble en refugios se cortaron casi por completo en la última temporada. Y algo menos visible pero importante: los operadores empezaron a llegar con la ficha médica y la lista de equipo ya revisada, porque el formulario no deja avanzar sin esos campos.
Quedan cosas por ajustar. La carga de grupos numerosos sigue siendo manual y el formulario se vuelve lento con más de doce personas. Para la próxima temporada queremos separar el alta de la agencia del alta de cada grupo, así el operador recurrente no repite información que ya cargó.
Si querés ver cómo se conecta esto con el resto del flujo de trabajo, está documentado en Seasonal Booking Workflow. Y si tu agencia quiere sumarse al programa, escribinos desde contacto.
